Waar het echt werkt
Documenten laten lezen door een taalmodel is een van de weinige toepassingen die vrijwel meteen tijd oplevert. Het werkt het best bij werk dat veel voorkomt, weinig oordeel vraagt en een duidelijk goed antwoord heeft.
- Gegevens overnemen. Factuurnummer, bedrag, datum en leverancier uit een pdf halen en klaarzetten in je boekhouding.
- Sorteren. Binnenkomende post naar de juiste afdeling sturen op basis van de inhoud.
- Samenvatten. Een lang rapport terugbrengen tot de punten waar iemand een besluit over moet nemen.
- Vergelijken. Een nieuw contract naast je standaardvoorwaarden leggen en de afwijkingen benoemen.
Waar het tegenvalt
Slecht gescande documenten blijven lastig, want wat de scanner niet leest kan het model ook niet raden. Handgeschreven tekst is wisselvallig. En bij optellen en doorrekenen moet je oppassen, want een model kan heel overtuigend een verkeerd totaal geven.
De regel die wij aanhouden is dat rekenwerk in een rekenmachine hoort en niet in een taalmodel. Laat het model de getallen eruit halen en laat je eigen systeem het optellen.
Laat het model bij elk veld aangeven hoe zeker het is en waar in het document het stond. Dan kun je alleen de twijfelgevallen laten nakijken in plaats van alles.
De mens die controleert
Begin altijd met een controlestap erin. Alles wat eruit komt gaat langs iemand voordat het verder gaat. Zie je na een paar weken dat een bepaald soort document consequent goed gaat, dan kun je die stap voor dat soort loslaten en de rest wel blijven controleren.
Zo bouw je vertrouwen op basis van cijfers en niet op basis van een demo.
Waar je gegevens blijven
Contracten en facturen zijn geen neutrale documenten. Kijk dus goed waar ze heen gaan, of ze bewaard worden en of ze gebruikt worden om modellen te trainen. Voor gevoelige stromen kan een model in je eigen omgeving draaien, zodat er niets naar buiten gaat. Zitten er persoonsgegevens in, dan is de aankomende AI-verordening (opent in een nieuw tabblad) ook op jou van toepassing.
Zie ook schaduw-AI in je organisatie voor het bredere beeld.
Klein beginnen
Kies één documentsoort met genoeg volume, meet hoeveel tijd het nu kost, en bouw het voor dat ene type. Werkt het, dan breid je uit. Werkt het niet, dan heb je een paar weken verloren in plaats van een jaar.
Hoe wij zo'n traject aanpakken staat bij AI en automatisering, en de bewaking eromheen bij een automatisering die stilvalt.