Uren terug per week
Werk dat nu handmatig gebeurt loopt straks vanzelf. Die tijd gaat naar het werk waar je mensen voor zijn aangenomen.
>_ automation
AI & automatisering
Repetitief werk kost je team elke week uren. Wij zoeken uit waar dat zit, automatiseren het en zorgen dat het blijft draaien. Meestal begint dat met één proces dat binnen enkele weken live staat.
Wat het je oplevert
De drie dingen waar organisaties ons het vaakst voor bellen.
Minder fouten
Een workflow slaat geen stap over en vergeet niets. Wat er in gaat, komt er op dezelfde manier weer uit.
Zicht op je proces
Je ziet wat er draait, hoe vaak en waar het spaak loopt. Verbeteren wordt daarmee een keuze in plaats van een gok.
>_ De realiteit
Waarom automatiseringen vaak stranden
De techniek is zelden het probleem. Projecten lopen vast omdat er een tool wordt gekozen voordat iemand naar het proces heeft gekeken. Of omdat de automatisering naast de bestaande systemen komt te staan in plaats van erin. Of, het vaakst, omdat niemand merkt dat hij een maand geleden is stilgevallen.
Wij draaien het om. Eerst het proces, dan pas de techniek. We bouwen binnen de systemen die je al gebruikt, en na oplevering blijven we ernaar kijken.
- Het proces eerst, de tool daarna
- Draait binnen je eigen systemen, niet ernaast
- Foutafhandeling en monitoring vanaf dag één
triggernieuwe factuur van leverancier
lezen12 regels herkend, bedragen gecontroleerd
matchengekoppeld aan de juiste inkooporder
boekenklaargezet in het boekhoudpakket
meldenafwijking? dan gaat hij naar een collega
klaar in 1,4 seconden
Livestatus
3 wekenbouwtijd
Doorlopendbewaakt
Voorbeeld van een automatisering zoals wij die bouwen. Welke stappen bij jou nodig zijn, hangt af van je eigen proces.
Herken je een van deze situaties?
Dan is dit waarschijnlijk waar je naar zoekt. Twijfel je? Vraag het gewoon, we zeggen eerlijk of het past.
Wat we doen
Wij beginnen niet bij de techniek maar bij je proces. Welke stappen doet iemand elke week opnieuw, waar gaat het mis en wat kost dat aan tijd. Pas als dat helder is kiezen we de oplossing.
Soms is dat een koppeling tussen twee systemen die er nog niet was. Soms een workflow in n8n of Make. En steeds vaker een AI-component die documenten leest, samenvat of classificeert. De keuze volgt uit het probleem, niet andersom.
Wat je krijgt
- Een overzicht van de processen met de meeste tijdwinst
- Werkende automatiseringen in je eigen omgeving
- Documentatie zodat je team snapt wat er draait
- Monitoring op de workflows, zodat je merkt als er iets stilvalt
- Doorontwikkeling naarmate je processen veranderen
Hoe we starten
We beginnen met een gesprek van een uur waarin we vooral luisteren. Daarna krijg je een voorstel met een concrete scope, een tijdlijn en een prijs. Pas als dat klopt gaan we aan de slag.
We hebben aan alles gedacht
Dit zit erin, zonder dat je er los om hoeft te vragen.
ProcesanalyseWe lopen mee met je team en meten waar de tijd blijft. Daaruit volgt een lijst met de meeste winst bovenaan.
KoppelingenSystemen die nu niets van elkaar weten laten we data uitwisselen, zonder handmatig overtypen.
AI waar het pastDocumenten lezen, samenvatten of classificeren. Alleen als het aantoonbaar beter is dan een simpele regel.
MonitoringJe merkt het als een workflow stilvalt, want wij zien het en pakken het op.
- Wij beginnen bij je proces, niet bij de tool
- Werkende automatisering in je eigen omgeving
- Documentatie zodat je niet afhankelijk bent
- Doorontwikkeling als je proces verandert
Wat we zoal automatiseren
Een greep uit het werk dat we bij andere organisaties hebben weggenomen. Herken je er een, dan is dat meestal een goed startpunt.
Facturen die binnenkomen worden gelezen, gekoppeld aan de inkooporder en klaargezet in je boekhouding. Iemand kijkt er nog naar, maar hoeft niets meer over te typen.
Nieuwe aanvragen belanden automatisch in je CRM, met de gegevens al ingevuld en de juiste collega eraan gekoppeld.
Offertes samenstellen uit je eigen prijslijst, versturen en opvolgen, zonder dat iemand een lijstje bijhoudt van wie er nog moet reageren.
Binnenkomende mail wordt gesorteerd op onderwerp en urgentie, met een concept antwoord erbij dat je collega alleen nog nakijkt.
Een nieuwe medewerker aanmelden regelt in één keer het account, de rechten, de laptop en de introductiemail.
Cijfers uit verschillende systemen worden elke maand opgehaald en samengevoegd tot één rapport dat klaarstaat op de eerste werkdag.
Vaak samen afgenomen
Deze diensten sluiten hierop aan.
Vragen die vaker langskomen
Hebben we hier eigen technische kennis voor nodig?
Nee. Wij bouwen en beheren de workflows, je team gebruikt ze alleen. Wat je wel krijgt is documentatie, zodat je nooit afhankelijk bent van één persoon.
Wat gebeurt er als een automatisering stilvalt?
Onze monitoring ziet het. Meestal hoor je het pas van ons op het moment dat het alweer opgelost is.
Zijn jullie gebonden aan één AI-leverancier?
Nee. We kiezen wat past bij je situatie en bij je eisen rond privacy en waar je data mag staan.
Hoe begint zo'n traject?
Met een procesanalyse van een dagdeel. Daarna weet je welke stappen de meeste tijd opleveren en wat automatiseren kost. Pas daarna beslis je of we bouwen.
Wat gebeurt er als de automatisering iets tegenkomt dat hij niet aankan?
Dan stopt hij en gaat het geval naar een mens, met de melding erbij. Een automatisering die bij twijfel doorgaat richt meer schade aan dan een die om hulp vraagt.
Hoe zit het met onze data en privacy?
We kijken vooraf welke gegevens waar terechtkomen en leggen dat vast. Mag data het land of je eigen omgeving niet uit, dan richten we het zo in. Dat bepaalt mede welke tooling we kiezen.
Waarin verschilt dit van een script dat we zelf in elkaar zetten?
Een script werkt tot het stukgaat. Wij leveren foutafhandeling, monitoring, documentatie en beheer mee, zodat het over een jaar nog draait en niet afhankelijk is van één collega.
Klaar om dit uit handen te geven?
Vertel in een paar minuten wat er speelt. Wij komen terug met een concreet voorstel, of met het eerlijke antwoord dat een ander beter past.