Waarom je mail in spam belandt
E-mail is ooit ontworpen zonder controle op de afzender. Iedereen kan een bericht versturen dat lijkt te komen van jouwbedrijf.nl. Om dat te repareren zijn er drie controles bijgekomen, en die staan in je DNS. Internet.nl (opent in een nieuw tabblad), een initiatief van onder meer de overheid en SIDN, beschrijft ze uitgebreid.
Staan ze niet goed, dan gebeuren er twee dingen. Jouw eigen mail komt vaker in de spamfolder, en anderen kunnen makkelijker uit jouw naam mailen.
De drie records
- SPF is een lijst van servers die namens jouw domein mogen versturen. Ontvangers controleren of de verzendende server in die lijst staat.
- DKIM zet een digitale handtekening onder elk bericht. Daarmee is te controleren dat de inhoud onderweg niet is aangepast.
- DMARC vertelt ontvangers wat ze moeten doen als SPF of DKIM niet klopt, en waar ze rapportages naartoe mogen sturen.
In welke volgorde je het doet
De volgorde is belangrijk, want te snel streng zetten kost je echte post. Wil je eerst weten hoe je ervoor staat, doe dan de mailtest van Internet.nl (opent in een nieuw tabblad). Die controleert in één keer op SPF, DKIM, DMARC en de versleuteling van je verbinding.
- Breng in kaart wie er allemaal namens jou mailt. Denk aan je mailserver, je nieuwsbriefdienst, je boekhoudpakket en je website.
- Zet SPF goed, met alle verzenders erin. Let op de limiet van tien opzoekingen, daar loopt het vaak stuk.
- Zet DKIM aan bij elke verzender apart.
- Begin met DMARC op de stand die niets blokkeert, maar wel rapporteert.
- Lees die rapportages een paar weken. Pas als alles wat legitiem is doorkomt, zet je het beleid strenger.
Fouten die we vaak zien
Twee SPF-records naast elkaar, wat ongeldig is en waardoor de controle helemaal faalt. Een DMARC-beleid dat meteen op afwijzen staat terwijl de nieuwsbrief nog niet is ondertekend. En een leverancier die is vergeten, waardoor facturen ineens niet meer aankomen.
Verhuis je van mailomgeving, controleer deze drie records dan opnieuw. Ze wijzen vaak nog naar de oude partij, en dat merk je pas als klanten je mail niet meer ontvangen.
Wat wij doen
Bij beheerde omgevingen richten wij dit in en houden we de rapportages in de gaten. Wil je weten hoe je je mailprogramma zelf instelt, kijk dan bij e-mail instellen op je telefoon, computer of mailprogramma.
Zit je mail bij een migratie naar de cloud, dan pakken we dit mee binnen cloud oplossingen.