De voorbereiding bepaalt alles
Een migratie die soepel verloopt is geen kwestie van geluk op de dag zelf. Het is een kwestie van weten wat je hebt voordat je begint.
- Inventariseer alle postbussen, gedeelde postbussen en distributielijsten, met hun grootte.
- Breng in kaart wie er namens jouw domein mailt, want dat moet mee. Zie SPF, DKIM en DMARC.
- Zoek uit welke apparaten en applicaties op de oude omgeving aangesloten zitten, inclusief printers en boekhoudpakketten.
- Bepaal wat er níet meegaat. Een migratie is het beste moment om oude troep te laten liggen.
Mail is het spannendste onderdeel
Wat wij doen is de postbussen alvast synchroniseren terwijl de oude omgeving gewoon doordraait. Dat kost een paar dagen en niemand merkt er iets van. Op het moment van omzetten hoeft alleen het verschil van de laatste uren nog mee, en dat is een kwestie van minuten.
Belangrijk is de wachttijd in DNS ruim van tevoren te verlagen. Staat die op vierentwintig uur, dan blijft er een dag lang post naar de oude server gaan.
Zet de oude mailomgeving niet meteen uit. Laat hem nog twee weken staan, zodat post die daar nog binnenkomt niet verloren gaat.
Bestanden en gedeelde mappen
De grootste valkuil is de mappenstructuur één op één overzetten. Twintig jaar netwerkschijf met mappen die tien niveaus diep gaan werkt niet prettig in de cloud, en de rechtenstructuur eronder is meestal een gegroeid geheel dat niemand meer overziet.
Beter is per afdeling opnieuw bepalen wat er echt actief wordt gebruikt. De rest gaat naar een archief dat je bewaart maar niet meeneemt in de dagelijkse omgeving.
De dag zelf
Wij plannen het omzetten aan het begin van een rustige dag en niet op vrijdagmiddag. Er is altijd iemand bereikbaar, en er ligt een teruggangspad klaar. In de praktijk merken medewerkers vooral dat ze één keer opnieuw moeten inloggen.
De week erna
Reken op een week waarin er kleine dingen langskomen. Een printer die opnieuw ingesteld moet, een gedeelde agenda die bij één persoon niet zichtbaar is, een handtekening die anders staat. Dat hoort erbij en het is meestal binnen tien minuten opgelost.
Zet in die week ook meteen multifactor-authenticatie aan en ruim de rechten op, zie rechten in Microsoft 365 opruimen. Hoe wij zo'n traject begeleiden staat bij cloud oplossingen.